Privacy Policy – Rent.ai

Laatst bijgewerkt: 31 januari 2026

1. Wie zijn wij
Rent.ai B.V.
E-mail: info@rent-ai.nl
Adres: Vlaemsche Hoeve 142, 5251 TG Vlijmen
KvK: 99440350
Rent.ai levert AI-software voor verhuurbedrijven waarmee communicatie en administratieve
processen worden geautomatiseerd.

2. Welke gegevens verwerken wij
Rent.ai verwerkt uitsluitend zakelijke en functionele gegevens die noodzakelijk zijn voor het
uitvoeren van de dienst. Dit betreft onder andere:
Naam, e-mailadres en telefoonnummer van gebruikers Project-, klant- en productgegevens uit gekoppelde verhuursoftware Technische gegevens (IP-adres, logs, timestamps) Communicatie-inhoud (zoals e-mail en WhatsApp) wordt niet structureel opgeslagen. Berichten worden uitsluitend tijdelijk en geautomatiseerd verwerkt om relevante informatie te herkennen (zoals data, aantallen, producten of locaties). Alleen afgeleide en functionele informatie (bijvoorbeeld beslisregels, context of voorkeuren
per gebruiker) kan worden opgeslagen om de werking van Rent.ai voor die specifieke
gebruiker te verbeteren. Rent.ai slaat geen mailboxen, chatgeschiedenis of volledige berichten op en verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

3. Doeleinden van verwerking
Gegevens worden verwerkt voor:
Het leveren en verbeteren van de Rent.ai-dienst
Automatisering van communicatie en workflows
Monitoring, logging en foutopsporing
Naleving van wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgrond
De verwerking vindt plaats op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst
Gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen

5. Verwerkers en derden
Rent.ai treedt op als verwerker in de zin van de AVG voor gegevens die door de gebruiker
via de dienst worden verwerkt. De gebruiker is daarbij verwerkingsverantwoordelijke.
Rent.ai maakt gebruik van externe dienstverleners (subverwerkers) voor hosting, AI-
infrastructuur en softwareintegraties. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten
gesloten. Gegevens worden niet verkocht.
Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op verzoek beschikbaar.

6. Bewaartermijnen
Ruwe communicatie (e-mail- en WhatsApp-berichten): niet opgeslagen
Afgeleide functionele gegevens en logs: zolang noodzakelijk voor de werking en
verbetering van de dienst
Accountgegevens: zolang de overeenkomst actief is

7. Beveiliging
Rent.ai treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde
verbindingen, toegangsbeperkingen en auditlogs.

8. Rechten
Verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering kunnen worden gestuurd naar info@rent-ai.nl.

9. Klachten en toezichthouder
Gebruikers hebben het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie staat altijd op de
website.

Algemene Voorwaarden – Rent.aiLaatst bijgewerkt: 31 januari 2026

1. Definities
Rent.ai: Rent.ai B.V.
Gebruiker: het verhuurbedrijf dat Rent.ai gebruikt
Eindklant: klant van de gebruiker
Dienst: de Rent.ai software en bijbehorende functionaliteit

2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van Rent.ai.

3. Dienstverlening
Rent.ai biedt een AI-gedreven softwaredienst die administratieve en communicatieve
processen automatiseert op basis van ingestelde regels en aangeleverde data.
4. Verantwoordelijkheid gebruiker
De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor:
– Inhoud en verzending van communicatie
– Juistheid van offertes, prijzen en afspraken
– Instellingen en goedkeuringen binnen Rent.ai

5. AI-gebruik en beperkingen
Rent.ai maakt gebruik van AI-technologie waarvan de output probabilistisch van aard is. Dit
betekent dat resultaten onjuist of onvolledig kunnen zijn. De gebruiker mag AI-output niet gebruiken als enige bron voor beslissingen over prijzen, beschikbaarheid, contractuele afspraken of juridische verplichtingen. Menselijke controle
blijft vereist.

6. Aansprakelijkheid
Rent.ai is niet aansprakelijk voor indirecte schade of schade voortvloeiend uit onjuiste input
of gebruik van AI-output. Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in de laatste 12
maanden is gefactureerd.

7. Beschikbaarheid en support
Rent.ai streeft naar een hoge beschikbaarheid van de dienst en levert support op basis van best
effort. Er worden geen garanties gegeven ten aanzien van ononderbroken of foutloze werking.

8. Intellectueel eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten berusten bij Rent.ai. De gebruiker verkrijgt uitsluitend
een gebruiksrecht.

9. Beëindiging en dataverwijdering
Rent.ai kan de dienstverlening opschorten of beëindigen bij misbruik, wanbetaling of
overtreding van deze voorwaarden.
Na beëindiging van de overeenkomst worden afgeleide functionele gegevens en logs binnen
een redelijke termijn verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

10. Vertrouwelijkheid
Alle informatie die partijen in het kader van de dienst van elkaar verkrijgen, wordt als
vertrouwelijk behandeld.

11. Wijziging voorwaarden
Rent.ai mag deze voorwaarden wijzigen. Gewijzigde voorwaarden worden tijdig
gecommuniceerd en zijn van toepassing vanaf publicatie.

12. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan
de bevoegde rechter in Nederland.